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Comment facturer ses clients ?

Comment facturer ses clients ?

Comment facturer ses clients ?

Pour pouvoir facturer des prestations de service ou des ventes à vos clients, vous devez impérativement et obligatoirement être immatriculé en tant qu’auto-entrepreneur ou immatriculé au régime des travailleurs indépendants. Des cas permettent néanmoins de pouvoir facturer sans aucune structure, mais cela reste des cas d'exceptions.

En général, pour pouvoir éditer une facture à votre client, vous devez avoir reçu au préalable un accord de sa part concluant ainsi un contrat de vente ou de prestations de service.

Méfiez-vous, si aucun devis n’a été validé et signé au préalable, votre client peut être en mesure de refuser de régler votre facture.

Tout d’abord, vous devez bien évidemment définir les prix de vos produits ou vos prestations de services ou encore votre tarif horaire selon votre activité.

Quels outils utiliser pour facturer ses clients ?

Il existe plusieurs manières de facturer vos clients.

Vous pouvez le faire à l’ancienne, à la version papier en utilisant un facturier prérempli. Mais attention cette technique peut être un inconvénient dans le temps. L’encre, au fil des ans risque de disparaître et en cas de contrôle vous risquez de ne pas pouvoir fournir les informations nécessaires. Ou utiliser un tableur numérique comme Excel ou utiliser un logiciel de facturation.

Le logiciel de facturation étant l’outil le plus complet, il vous servira à créer vos devis mais aussi vos factures.

Le risque d’erreurs est d’autant plus limité grâce aux fonctions de calcul intégré qui permettent de calculer le montant de TVA et le montant TTC automatiquement.

En règle générale, chaque indépendant recherche un outil facile d’utilisation limitant les erreurs et qui permet de gagner beaucoup de temps.

Vous pouvez utiliser des solutions gratuites ou payantes selon la quantité de factures à éditer par mois.

Si vous utilisez un logiciel de facturation vous pouvez non seulement éditer des factures mais également gérer votre comptabilité. Au lieu d’utiliser plusieurs outils afin de gérer votre entreprise, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation qui regroupera plusieurs fonctions (édition de devis, avoirs et factures, calcul du chiffre d’affaires, gestion de la comptabilité, gestion de vos clients…)

Quelles informations mentionner sur une facture ?

Pour que votre facture soit recevable auprès de votre client vous devez mentionner plusieurs informations :

  • L’identité de votre entreprise ainsi que ses coordonnées postales. Vous pouvez également rajouter vos coordonnées téléphoniques et mail au besoin, si votre client à besoin de vous joindre.
  • L’identité de votre client : Nom de son entreprise ou son identité personnel, dans le cas où il s’agit d’un particulier et ses coordonnées postales.
  • Le numéro de facture. (Les numéros doivent se suivre par rapport à votre facture précédente et il ne doit surtout pas avoir de trou).
  • La date
  • Le tableau de valeur qui doit comprendre, la désignation du produit avec sa référence ainsi que son prix unitaire HT, le taux de TVA, et le montant TTC.
  • Les conditions de paiement. (Paiement à réception de la facture, ou paiement à 30 jours par exemple)
  • Votre RIB ou l’ordre auquel les chèques doivent être adressés.

Si vous utilisez un logiciel de facturation, toutes ces informations seront pré rempli pour vos prochaines factures. Vous aurez uniquement à mentionner la désignation de vos produits ou prestations de service et indiquer le prix.

En conclusion, selon votre activité et la taille de votre entreprise vous n’utiliserez pas forcément le même outil de facturation.

Le logiciel de facturation reste néanmoins le plus pratique et le plus rentable en termes de temps. Il vous permet d’archiver numériquement vos documents.

En cas de contrôle, de la part des autorités, les factures électroniques sont les plus faciles à retrouver.

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